Etätyökeskustelu on vellonut ja ottanut outoja kierteitä viime aikoina – Kelan pääjohtaja Lasse Lehtosen lisäksi mielipiteensä ovat esittäneet niin valtiovarainministeri Riikka Purra kuin keskustan puheenjohtaja Antti Kaikkonen.
Aiemmin läsnäolo toimistolla oli kyseenalaistamaton perusoletus monilla työpaikoilla. Sitten korona pyyhkäisi ihmiset koteihinsa ja huomattiin, että asioita saatiinkin yllättävän hyvin aikaan myös kotitoimistolta käsin. Nykyinen pandemian jälkeinen aika tuntuu välillä kiteytyvän kahteen ääripäähän:
1) On työpaikkoja, joissa työntekijät saavat tehdä etätöitä melko vapaasti ja osa työntekijöistä onkin siirtynyt melkein täysin etätöihin. Moni tällaisen yrityksen johtaja tuntuisi haluavan käskeä ihmiset takaisin toimistolle, mutta pelkää työntekijöiden vastareaktiota.
2) On työpaikkoja, joissa johtajat ovat käskeneet ihmiset takaisin toimistolle. Etätyö on yksiselitteisesti kielletty tai sitä on tuntuvasti rajoitettu johtajan yksipuolisella käskyllä, mikä aiheuttaa työntekijöissä nurinaa ja kapinahenkeä. Mutta johtajan direktio-oikeudesta johtuen he eivät pysty käskystä kieltäytymään.
Kela toimii tässä esimerkkinä. Se näyttäisi olleen aiemmin hyvin etätyöliberaali työpaikka, jossa ihmiset ovat tehneet asumisratkaisuja etätyöolettaman pohjalta satojen kilometrien päähän lähimmästä toimistosta. Nyt sitten linjauksia on kiristetty yksipuolisesti työntekijöitä kuulematta ja heidän huoliinsa ylimielisesti suhtautumalla.
Tarve yhteiselle strategialle
Minusta tilanne, jossa etätöihin vain ajaudutaan ilman varsinaista päätöstä ja ihmisiä ei enää saada toimistolle, on varsin huono tilanne. ”Tähän on ajauduttu” on onneton etätyöstrategia. Mutta yhtä huono asia on johtajien yksipuolisesti ilmoittama toimistopakko ilman hyviä perusteita.
Näiden sijasta tarvitaan yhdessä sovittu järkevä linjaus, joka useimmiten löytyy jostakin kahden ääripään välistä.
ETLA:n hiljattain julkaistun tutkimuksen mukaan tuottavuus oli korkeinta yrityksissä, joissa tehtiin jonkin verran etätöitä. Molemmat ääripäät, ei lainkaan etätyötä tai pelkkää etätyötä, olivat tuloksiltaan heikompia. Tuottavuus oli myös korkeampaa siellä, missä johto oli tehnyt etätyöstä selkeän päätöksen.
Itse menisin vielä askeleen pidemmälle. Arvelisin, että etätyö toimii parhaiten sellaisissa työpaikoissa, jossa a) etätyölinjauksesta on tehty selkeä päätös, ja b) tämä päätös on syntynyt tavalla, jossa kaikkia osapuolia on kuunneltu.
Jos ihmiset halutaan takaisin toimistolle, pitää tälle olla selkeät syyt. Huono syy on johtajan psykologinen ahdistus siitä, ettei hän koe pystyvänsä kontrolloimaan etänä olevia työntekijöitä. Toinen huono syy on “näin on aina ennenkin tehty”.
Hyviä syitä ovat esimerkiksi:
1) Paremman yhteistyön mahdollistaminen
2) Hiljaisen tiedon parempi välittyminen
3) Yhteistä luovuutta ja/tai intensiivistä vuorovaikutusta vaativan työn tekeminen
4) Yhteisöllisyyden rakentaminen sekä luottamuksen ja hyvinvoinnin vahvistaminen
On työtehtäviä ja rooleja joissa läsnäolo on olennaista tuottavuudelle. Toisaalta monet tehtävät hoituvat hyvin etänä. Siksi yhtä oikeaa linjausta ei ole. Eri tutkimuksia ja yritysten käytäntöjä seurattuani, sanoisin että nyrkkisääntönä kolme päivää toimistolla, kaksi päivää etänä on varsin toimiva linjaus. Sen voi ottaa keskustelun lähtökohdaksi. Sen jälkeen kannattaa pohtia, miten tärkeää läsnäolo on omalla työpaikalla ja eri rooleissa – onko syytä siirtyä siitä enemmän vai vähemmän toimistolle päin.
Oli lopputulos mikä tahansa sovitun etätyölinjauksen osalta, tärkeintä on että kolme seikkaa toteutuvat:
1) Etätyöstä tehdään selkeä päätös sen sijaan että vain ajaudutaan tiettyyn tilanteeseen.
2) Päätöksenteossa kuullaan eri osapuolten näkemyksiä ja pyritään löytämään ratkaisu, joka on perusteltavissa ja jossa eri erityisryhmät otetaan huomioon.
3) Päätökseen ei suhtauduta kiveen hakattuna, vaan kokeiluna, jonka tuottamia seurauksia tarkastellaan säännöllisesti ja linjausta ollaan valmiita tarkastelun pohjalta miettimään uusiksi.
Kun nämä ehdot toteutuvat, uskon yrityksen löytävän juuri heille parhaiten sopivan etätyölinjauksen.
Frank Martela työskentelee apulaisprofessorina Aalto yliopistossa ja on osa Laterna-hankkeen tutkijatiimiä.