Monipaikkaisuuden hyödyntäminen vaatii rohkeutta panostaa aitoa lisäarvoa tuottaviin tekijöihin.
Julkinen keskustelu etätyöstä otti jälleen uusia kierroksia mediassa, sekä perinteisessä että sosiaalisessa, kun EVA:n uusi tutkimus julkaistiin. Tuloksissa ei ole mitään yllättävää: ne ovat linjassa aiemman tutkimuksen kanssa. Etätyöhön liittyy sekä hyötyjä että haasteita .
Keskustelussa tämä esitetään usein karkeasti näin: yksilö hyötyy, yhteisö kärsii. Vaikka etätyöhön liittyviä uhkia on tärkeää tarkastella kriittisesti, uhkakuvien ei pitäisi viedä liikaa tilaa niiltä mahdollisuuksilta, joita monipaikkainen työ myös tarjoaa.
Kun itse puhun monipaikkaisesta työstä eli työn hybridimallista, aloitan usein yhdestä keskeisestä havainnosta: hybridimalli antaa ainutlaatuisen mahdollisuuden uudistaa työnteon tapoja. On mahdollista yhdistää etä- ja läsnätyön parhaat puolet uuteen malliin.
Kyse on siis paljon laajemmasta kysymyksestä kuin siitä, kuinka paljon etätyötä saa tehdä. Kyse on siitä, miten työn tekeminen organisoidaan. Tilanteen momentum on juuri siinä: monipaikkainen työ avaa mahdollisuuden uuteen. Hybridityössä on kyse arjen tekemisen järkevöittämisestä:
- Ne asiat, jotka ovat tehokasta tehdä itsenäisesti, kannattaa tehdä etänä.
- Ne asiat, joissa yhteistyö ja yhteinen ajattelu ovat keskiössä, kannattaa tehdä läsnä.
Tietenkin kysymys siitä, mitä kannattaa tehdä missäkin, vaatii keskustelua ja kokeiluja. Organisaatioilla voi olla erilaisia painotuksia. Perusidea on silti hyvin yksinkertainen.
Haaste on siinä, että yksinkertaiset asiat voivat olla vaikeita toteuttaa käytännössä.
Johan Cruyff kuvasi tätä osuvasti todetessaan:
“Jalkapallo on yksinkertainen peli, mutta yksinkertaisen jalkapallon pelaaminen on kaikkein vaikeinta.”
Monipaikkaisen työn kehittäminen vaatii siksi motivaatiota kaikilta organisaation jäseniltä. Motivaatiota vahvistaa se, että pidämme jatkuvasti mielessä kaiken sen, mitä toimiva monipaikkainen malli mahdollistaa. Ja yksi asia on hyvä muistaa: paluuta vanhaan tuskin enää on.
Monipaikkainen työ
Laterna -hankkeessa tutkimme monipaikkaiseen työhön liittyviä tekijöitä. Olemme tietoisesti päättäneet käyttää ensisijaisesti termiä monipaikkainen työ hybridityön sijaan. Haluamme painottaa sitä, että kyse on työskentelystä eri paikoissa, ei valinnasta etä- ja läsnätyön välillä.
Monipaikkaisessa työssä etsitään oikeaa tapaa hyödyntää molempia.
Etä- ja läsnätyössä kannattaa painottaa eri asioita
Olemme jo tutkimuksen tässä vaiheessa törmänneet mielenkiintoiseen haasteeseen monipaikkaisessa työssä: toimisto- ja läsnätyötä ei osata käyttää oikein.
Työpajoissa hankkeessa mukana olevien organisaatioiden kanssa on noussut toistuvasti esiin sama ilmiö: kun ihmiset tulevat toimistolle, työpäivä täyttyy usein täysin samoista asioista kuin etänä. Tehdään arkisia rutiineja, oman tehtävälistan asioita ja Teams-kokouksia. Paikka muuttuu, mutta toiminta pysyy samana.
Seurauksena on se, että läsnätyön todelliset mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä: spontaanit kohtaamiset, ajatusten vaihto, yhdessä ideointi ja tekeminen. Juuri nämä ovat läsnätyön todellista lisäarvoa suhteessa etätyöhön, tällaista tekemistä juuri ovat:
- yhteinen ideointi ja innovointi
- osaamisen jakaminen
- rinnalla oppiminen
Tilanne on jopa hieman absurdi: ei ole järkeä tehdä läsnätyötä samalla tavalla kuin etätyötä.
Jos näin tehdään, monipaikkaisen työn koko idea vedetään vessanpöntöstä alas. Samalla jätämme hyödyntämättä läsnätyön tärkeimmät mahdollisuudet.
Mitä itse toivoisin monipaikkaisesti toimivilta organisaatioilta, on uskallusta ja rohkeutta antaa läsnätyössä aikaa niille tekemisen muodoille, jotka toimivat parhaiten
Mitä siis tulisi tehdä:
- Ottakaa aikaa keskustelulle ja ideoinnille.
- Ratkaiskaa yhdessä haastavia ongelmia.
- Työskennelkää yhdessä tilanteissa, joissa tarvitaan oppimista ja tiedon siirtymistä.
Tämä vaatii myös sitä, että jokainen virittää oman toimintansa oikeille jengoille. Kun saavut toimistolle tai tilaan, jossa painotus on yhdessä tekemisessä, varaudu olemaan läsnä. Ole aktiivinen. Mene mukaan tilanteisiin ja anna virtauksen viedä.
Monipaikkaisessa työssä tulee kyllä hetkiä, jolloin voi keskittyä rauhassa omaan tehtävälistaan. Mutta se hetki ei ole silloin, kun olemme yhdessä oppimassa ja kehittämässä asioita eteenpäin.
Uskaltakaa antaa aikaa yhteiselle ajattelulle ja keskustelulle
Loppuun vielä yksi konkreettinen esimerkki.
Meillä Aallon tutkijoilla Laterna-hankkessa on tapana varata säännöllisesti yhteistä työaikaa kalenterista. Tulemme silloin samaan tilaan keskustelemaan ja ideoimaan tutkimukseen liittyviä asioita. Samalla ratkomme käytännön haasteita, jotka liittyvät arjen pyörittämiseen.
Näissä tapaamisissa meillä on yksi tärkeä sääntö: heti kun työ muuttuu sellaiseksi, että se vaatii itsenäistä keskittymistä eikä toinen vieressä tuo lisäarvoa, siirrymme tekemään sitä muualle.
Yhteinen työskentely loppuu siis heti, kun yhteistä tekemistä ei enää ole.
Tämä auttaa pitämään fokuksen yhdessä ajattelussa ja tekemisessä. Samalla pidämme energiatasot korkealla: kun huomaamme niiden hiipuvan, vapautamme toisemme tekemään rutiinihommia, suunnittelua tai mitä tahansa muuta tarpeellista.
Yksi mielenkiintoinen havainto tästä käytänteestä on seuraava: tapaamisten jälkeisinä päivinä työskentelen etänä selvästi tehokkaammin kuin normaalisti. Uudet ideat ja ajatukset siivittävät artikkelien sisältöjä ja hankkeen muuta työtä vauhdilla eteenpäin.
Yhteinen työskentely siis tehostaa myös itsenäistä työskentelyä.
Olen huomannut, että jos keskittyisin koko viikon kirjoittamiseen ilman yhteistä ajattelua, lopputulos olisi sekä laadullisesti että määrällisesti heikompi kuin silloin, kun “uhraan” osan viikosta yhteiseen ideointiin ja keskusteluun.
Se buusti, jonka yhteisö ja yhteistyö antavat tekemiseen, korvaa reilusti sen ajan mitä se vie.
Uskaltakaa siis luottaa yhteisöllisyyden voimaan. Ja uskaltakaa kehittää sitä.
Reima Launonen työskentelee väitöskirjatutkijana Aalto-yliopistolla ja on yksi Laterna-hankkeen tutkijoista.